Es habitual que, al llegar a los últimos meses del año, especialmente noviembre o diciembre, la nómina sea algo más baja de lo esperado. No se trata de un error ni de una decisión de la empresa. En la mayoría de los casos, la causa está en la regularización del IRPF en la nómina, un ajuste obligatorio que busca que las retenciones practicadas a lo largo del año se correspondan con los ingresos reales de la persona trabajadora.
Obligación de retener el IRPF en la nómina por parte de la empresa
Además de las cotizaciones a la Seguridad Social, uno de los descuentos más comunes en la nómina son las retenciones sobre rendimientos del trabajo, es decir, el IRPF que la empresa ingresa en Hacienda en nombre de la persona trabajadora.
Estas retenciones explican la diferencia entre el salario bruto y el salario neto. La empresa no decide libremente cuánto retener, sino que está obligada a aplicar un tipo de retención calculado conforme a la normativa del IRPF, teniendo en cuenta:
- El salario anual previsto.
- El tipo de contrato.
- La situación personal y familiar comunicada por la persona trabajadora.
Por tanto, el porcentaje de IRPF que aparece en la nómina no es arbitrario ni negociable en términos generales.
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¿Por qué y cuándo se regulariza el IRPF en la nómina?
La normativa obliga a las empresas a revisar periódicamente las retenciones practicadas. Por eso, cuando se regulariza el IRPF en la nómina, el objetivo es ajustar las retenciones al importe total que finalmente se va a percibir durante el año.
Esta regularización puede producirse en distintos momentos, no solo a final de ejercicio, y suele deberse a varias circunstancias habituales:
- Cambio de contrato. En contratos temporales inferiores al año, el tipo mínimo de retención es del 2 %. Si ese contrato se transforma en indefinido, la empresa debe recalcular el IRPF conforme a los nuevos ingresos anuales.
- Incremento de las retribuciones previstas. Horas extra, incentivos, pluses o mejoras salariales pueden elevar los ingresos anuales y obligar a ajustar el tipo de retención.
- Cambios personales o familiares. Nacimiento de hijos, ascendientes a cargo o situaciones de discapacidad influyen en el cálculo del impuesto.
En estos casos, te pueden cambiar el IRPF sin avisar, siempre que exista una causa legal que justifique la regularización.
¿En qué consiste esta regularización del IRPF?
La regularización implica volver a calcular la base para calcular el tipo de retención, teniendo en cuenta todas las percepciones salariales previstas hasta final de año y aplicando los mínimos personales y familiares correspondientes.
A partir de esa base, se obtiene un nuevo tipo de retención que se aplicará en las nóminas restantes. Si durante los meses anteriores se ha retenido menos de lo debido, el porcentaje subirá. Si se ha retenido de más, el tipo puede reducirse.
Este ajuste es habitual en la práctica y aparece con frecuencia en supuestos prácticos de IRPF y en retenciones ejemplos prácticos utilizados en formación de nóminas.
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¿Puedo negociar con mi empresa el tipo de retención por IRPF?
Generalmente, no es posible exigir a la empresa que reduzca o elimine las retenciones, ya que se trata de un pago a cuenta del impuesto. Sin embargo, sí existen situaciones en las que la persona trabajadora puede solicitar cambios.
Cuando varían las circunstancias personales o familiares, debe comunicarse a la empresa mediante el Modelo 145, que es el documento oficial para informar al pagador de los datos necesarios para el cálculo de las retenciones.
También es posible solicitar que se aplique un tipo de retención superior, por ejemplo, si se ha trabajado para otro pagador durante el mismo año o se prevé un resultado a pagar en la declaración de la renta. Eso sí, nunca se podrá superar la máxima retención de IRPF establecida en la normativa.
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¿Cómo puedo calcular el porcentaje de IRPF que me tiene que aplicar la empresa?
Calcular el IRPF manualmente no es sencillo. Por ese motivo, los profesionales de nóminas utilizan la calculadora de retenciones de la Agencia Tributaria, actualizada cada ejercicio.
Aun así, para entender cómo funciona el cálculo, conviene conocer los tramos orientativos de retención, que dependen del salario anual y de las circunstancias personales.
| Retribución anual bruta | Tipo de retención aproximado |
|---|---|
| Hasta 15.000 € | 0 % – 8 % |
| De 15.001 € a 22.000 € | 8 % – 12 % |
| De 22.001 € a 30.000 € | 12 % – 17 % |
| De 30.001 € a 40.000 € | 17 % – 23 % |
| Más de 40.000 € | Desde 23 % |
Estos porcentajes son orientativos. El resultado final depende de la situación personal, el mínimo personal y familiar y otros factores, habituales en ejercicios resueltos de mínimo personal y familiar.
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Ejemplo práctico de cálculo de retención por rendimientos del trabajo
Imaginemos una persona trabajadora con contrato indefinido, salario bruto anual de 25.000 euros y sin hijos ni ascendientes a cargo.
La empresa estima inicialmente unos ingresos de 22.000 euros y aplica una retención del 10 %. A mitad de año, el salario aumenta por incentivos y horas extra, alcanzando los 25.000 euros anuales.
Al revisar la situación, la empresa recalcula la base, aplica los mínimos legales y ajusta el tipo de retención al 13 %. Este nuevo porcentaje se aplica en las nóminas restantes, lo que explica por qué el neto mensual puede bajar en los últimos meses del año.
Este tipo de situaciones son muy comunes en retenciones ejemplos prácticos de gestión de nóminas.
Las retenciones por IRPF son un abono adelantado
Conviene no perder de vista una idea clave: las retenciones por IRPF no son un impuesto adicional, sino un pago adelantado a cuenta de la declaración de la renta.
Si durante el año se ha retenido de más, Hacienda devolverá el exceso. Si se ha retenido de menos, el resultado será a pagar. Por eso, una nómina sin retención de IRPF en contrato indefinido o con tipos muy bajos suele acabar generando sorpresas en la declaración.
Saber cómo saber cuánto te retienen en la nómina y por qué cambia el porcentaje permite anticiparse y gestionar mejor la fiscalidad personal.
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